Personvernerklæring

1. Om denne erklæringen

Denne erklæringen forklarer hvordan personopplysninger behandles når du bruker mobilappen XaktGo.

Xakt AS
Organisasjonsnummer: 931 895 583
Trondheimsveien 7
7200 Kyrksæterøra, Norge
E-post: support@xakt.no
Generell kontakt: post@xakt.no
Telefon: +47 72 45 39 20

Dette er en personvernerklæring, ikke et samtykke til all bruk av personopplysninger. Når samtykke er nødvendig, innhentes det separat.

2. Xakt og treningssenteret ditt

Xakt har ansvar for appkontoen, autentisering, appsikkerhet, teknisk drift, brukerstøtte samt appanalyse og diagnostikk som er beskrevet i denne erklæringen.

Treningssenteret som medlemskapet ditt er knyttet til, er ansvarlig for sitt kundeforhold til deg, inkludert sentermedlemskap, adgangsrettigheter, avtaler, bestillinger, fakturaer, betalinger og opplysninger det må oppbevare. Avhengig av tjenesten behandler Xakt opplysninger på vegne av senteret eller som ledd i Xakts eget driftsansvar. Senterets medlemsvilkår og personverninformasjon gjelder også for senterets behandling.

Du kan kontakte Xakt på support@xakt.no hvis du er usikker på hvem som har ansvar for en henvendelse. Vi vil svare eller henvise henvendelsen til det aktuelle senteret.

3. Opplysninger som behandles

Konto-, kontakt- og profilopplysninger

Vi behandler opplysninger som brukes til å opprette og vedlikeholde XaktGo-kontoen din og knytte den til riktig kunderegistrering hos senteret:

• navn, telefonnummer, bekreftet e-postadresse og e-postadresse for gjenoppretting;
• adresse, postnummer, poststed, land, fødselsdato, kjønn og kunde-/medlemsidentifikatorer;
• profilbilde og profilinnstillinger;
• kommunikasjons- og markedsføringspreferanser;
• kontostatus, valgt senter, PIN-/sikkerhetsstatus, innloggings-/øktinformasjon og aksept av avtaler;
• identifikatorer for appbruker, kunde, abonnent, enhet, installasjon og pushvarsler.

PIN-koden din brukes til autentisering og sikkerhet. Når enhetens biometri, som Face ID eller Touch ID, brukes, forblir den biometriske malen under operativsystemets kontroll. XaktGo mottar bare resultatet av autentiseringen.

Medlemskap, treningsaktivitet og adgang til senteret

Vi behandler opplysninger som er nødvendige for å tilby sentertjenestene som er tilgjengelige for kontoen din, blant annet:

• medlemskap, medlemsstatus, avtaler, kurs og rettigheter;
• timebestillinger, avbestillinger, ventelister, oppmøte, besøk og innsjekkinger;
• treningsplaner og tilknyttet aktivitet på treningssenteret;
• QR- eller døridentifikatorer, adgangsforsøk, adgangsavgjørelser og tilknyttede sikkerhetsregistreringer.

XaktGo leser ikke opplysninger fra Apple Health, HealthKit, Google Health Connect eller pasientjournaler i denne versjonen.

Kjøp, fakturaer og økonomiske opplysninger

Når det er relevant for kontoen din, behandler vi:

• kjøp av medlemskap, adgangspass, kurs, gavekort og andre sentertjenester;
• kjøpsstatus, fakturaer, kvitteringer, betalingsreferanser, forfallsdatoer, saldoer, purringer og innkrevingsstatus;
• status for bankavtale eller AvtaleGiro og tilknyttede kontoopplysninger som gjøres tilgjengelige gjennom senterets systemer.

Betalingskort- eller bankkontoopplysninger kan bli registrert på en side som driftes av en betalingsleverandør. Leverandøren behandler opplysninger i henhold til egne vilkår og egen personvernerklæring. Xakt og senteret mottar opplysningene som er nødvendige for å gjennomføre og dokumentere transaksjonen, for eksempel status, referanse, beløp og kontoopplysningene som gjøres tilgjengelige gjennom den aktuelle tjenesten. Vi bruker ikke betalingsopplysninger til annonsering.

Posisjon

Med tillatelse på enheten henter XaktGo nøyaktige posisjonskoordinater for aktivering, for å finne sentre i nærheten og for å beregne avstanden til sentre. Koordinatene overføres til Xakt når disse funksjonene brukes. XaktGo sporer ikke posisjonen din kontinuerlig og deler den ikke med andre medlemmer.

Du kan avslå eller trekke tilbake posisjonstillatelsen i enhetsinnstillingene. Funksjoner som krever posisjon, kan da bli utilgjengelige eller mindre nøyaktige.

Bilder og innhold du selv oppgir

Hvis du velger å legge til et profilbilde, lastes det valgte bildet opp til Xakt. Tekst du sender inn i en brukerstøttehenvendelse, en feilrapport om treningsutstyr, en gavekortmelding eller et annet konto-/tjenesteskjema, behandles også for å tilby den forespurte funksjonen.

Kamerabilder som brukes til QR-skanning, analyseres på enheten. XaktGo sender eller handler på grunnlag av den avkodede QR-verdien, ikke de løpende kamerabildene.

Varsler

Vi behandler Firebase-installasjons-ID-er, push-tokener, enhetsopplysninger, varslingspreferanser og leveringsinformasjon for å gi tjeneste-, sikkerhets-, bestillings-, senter- og kontovarsler. Markedsføringsvarsler sendes bare i samsvar med gjeldende kommunikasjonspreferanse og lovkrav.

Analyse og diagnostikk

XaktGo bruker følgende Google Firebase-tjenester:

• Firebase Analytics;
• Firebase Crashlytics;
• Firebase Performance Monitoring;
• Firebase Cloud Messaging;
• Firebase Remote Config;
• Firebase Installations og Firebase Sessions.

Disse tjenestene behandler appinteraksjoner, skjermvisninger, økter, appforekomst- og installasjonsidentifikatorer, omtrentlig posisjon utledet fra nettverksinformasjon, enhets- og operativsystemopplysninger, appversjon, språk, land og tidssone, krasjrapporter, stakkspor, ytelses- og nettverkstidsmålinger og annen diagnostisk informasjon.

Analysehendelser i XaktGo kan inkludere senterkontekst og en stabil pseudonym verdi utledet fra Xakts appbrukeridentifikator. Krasjdiagnostikk kan inkludere en iOS-leverandøridentifikator eller tilsvarende enhets-/appidentifikatorer. Pseudonyme identifikatorer kan fortsatt knyttes til en konto eller enhet; vi beskriver dem ikke som anonyme.

Firebase-data samles inn gjennom Firebase-programvarekomponentene som er innebygd i XaktGo, og overføres til Google når den aktuelle tjenesten er i bruk. Xakt bruker disse opplysningene bare til å tilby varsler og konfigurasjon, drifte og sikre appen, forstå appbruken, undersøke krasj og feil og forbedre pålitelighet og ytelse. Xakt bruker ikke Firebase-data til tredjepartsannonsering, sporing på tvers av selskaper, atferdsbasert annonsering, retargeting, annonsemåling eller dataformidling, og bruker ikke Firebase Analytics-målgrupper eller -konverteringer sammen med Google Ads i denne versjonen.

Google behandler Firebase-data som tjenesteleverandør i henhold til gjeldende databehandlings- og sikkerhetsvilkår. Tjenesteleverandører som handler på vegne av Xakt, er pålagt å beskytte personopplysninger i samsvar med denne erklæringen og gjeldende lov. Innsamling og oppbevaring i Firebase styres gjennom Xakts produksjonskonfigurasjon og innstillingene for de enkelte Firebase-tjenestene.

4. Hvorfor vi behandler opplysninger

Når vi bygger på berettigede interesser, vurderer vi nødvendigheten av behandlingen og virkningen for brukerne, inkludert brukere i alderen 13–17 år. Du kan protestere som beskrevet nedenfor. Når behandlingen bygger på samtykke, kan du trekke det tilbake når som helst uten at det påvirker behandling som allerede er utført lovlig.

Enhetstillatelse for kamera, bilder, varsler, posisjon eller biometri styrer tilgangen til enhetsfunksjonen. Tillatelsen er ikke i seg selv behandlingsgrunnlaget for all tilknyttet behandling.

5. Mottakere og tjenesteleverandører

Vi utleverer opplysninger bare når det er nødvendig for formålene som er beskrevet ovenfor:

• Treningssenteret du har valgt, for dets kundeforhold, medlemskap, bestillinger, senteradgang, kjøp, fakturaer og brukerstøtte.
• Google Firebase, for analyse, krasjrapportering, ytelsesovervåking, meldinger, konfigurasjon, installasjoner og økter.
• Leverandører av hosting, infrastruktur, sikkerhet, kommunikasjon, e-post og SMS som drifter tjenester for Xakt eller senteret.
• Betalings- og identitetsleverandører som er valgt for den aktuelle senterprosessen. En leverandør kan være selvstendig behandlingsansvarlig for opplysninger som registreres direkte i leverandørens tjeneste.
• Profesjonelle rådgivere og myndigheter når det er nødvendig for å overholde loven, beskytte rettigheter og sikkerhet eller håndtere rettskrav.
• En overtakende virksomhet dersom den aktuelle virksomheten omorganiseres, fusjoneres eller overdras, i samsvar med gjeldende personvernlovgivning.

Tjenesteleverandører som handler på vegne av Xakt, kan behandle opplysninger bare for den avtalte tjenesten og i henhold til egnede krav til konfidensialitet, sikkerhet og databehandling. Vi selger ikke personopplysninger og gir dem ikke til datameglere.

6. Internasjonale overføringer

Enkelte leverandører, inkludert Google Firebase, kan behandle opplysninger utenfor Norge eller Det europeiske økonomiske samarbeidsområdet. Når personopplysninger overføres internasjonalt, bruker Xakt et lovlig overføringsgrunnlag og garantier som kreves etter gjeldende lov, for eksempel en beslutning om tilstrekkelig beskyttelsesnivå eller godkjente standard personvernbestemmelser. Du kan kontakte support@xakt.no for mer informasjon om relevante garantier.

7. Annonsering og sporing

XaktGo viser ikke tredjepartsannonser og bruker ikke personopplysninger til sporing på tvers av selskaper, atferdsbasert annonsering, retargeting, annonsemåling eller dataformidling.

Hvis du separat velger å motta nyheter eller tilbud fra Xakt eller senteret ditt, brukes de relevante kontaktopplysningene og preferansene til å sende disse meldingene. Du kan trekke tilbake en markedsføringspreferanse gjennom tilgjengelige konto-/senterinnstillinger eller ved å kontakte avsenderen. Vi profilerer ikke brukere i alderen 13–17 år for atferdsbasert annonsering.

8. Oppbevaring

Vi oppbevarer opplysninger bare så lenge det er nødvendig for formålet de ble samlet inn for, blant annet etter følgende kriterier:

• XaktGo-konto og profil: så lenge appkontoen er aktiv, og deretter bare så lenge det er nødvendig for å fullføre sletting, ivareta sikkerhet, løse tvister eller oppfylle lovkrav.
• Autentiserings-, enhets-, installasjons- og pushopplysninger: så lenge det er nødvendig for den aktive kontoen eller installasjonen; erstattede eller ugyldige identifikatorer fjernes eller utløper i henhold til driftsmessige sikkerhetsrutiner.
• Medlemskap, avtaler, kjøp, fakturaer og betalingsopplysninger: i henhold til det valgte senterets kundeforhold og gjeldende frister for regnskap, skatt, dokumentasjon og rettskrav.
• Bestillinger, besøk, innsjekkinger og døradgangsregistreringer: i henhold til senterets krav til drift, sikkerhet, adgangskontroll og dokumentasjon, og deretter slettes eller anonymiseres opplysningene når det er aktuelt.
• Posisjon: brukes til den forespurte aktiveringen eller senterfunksjonen. XaktGo oppretter ikke en kontinuerlig posisjonshistorikk. Tekniske logger eller sikkerhetslogger som inneholder forespørselsinformasjon, oppbevares bare i henhold til gjeldende rutine for loggoppbevaring.
• Brukerstøtte og brukerinnsendt innhold: til henvendelsen er behandlet, og i en eventuell ytterligere periode som er nødvendig for oppfølging, sikkerhet, dokumentasjon eller rettskrav.
• Analyse-, krasj-, økt- og ytelsesopplysninger: i henhold til Xakts konfigurerte oppbevaringsinnstillinger i Firebase, og bare så lenge det er nødvendig for å forstå bruken, undersøke feil, sikre tjenesten og forbedre påliteligheten.
• Sikkerhetskopier: beskyttede sikkerhetskopier fases ut i henhold til gjeldende sikkerhetskopieringsplan og brukes ikke i ordinær virksomhetsbehandling.

Når en rettslig forpliktelse eller et aktivt rettskrav krever lengre oppbevaring, begrenses tilgangen til dette formålet. Du kan spørre support@xakt.no eller senteret ditt om oppbevaringskriteriene som gjelder for en bestemt opplysning.

9. Sikkerhet

Xakt og leverandørene bruker tekniske og organisatoriske tiltak som skal beskytte personopplysninger mot uautorisert tilgang, endring, tap og misbruk. Disse omfatter tilgangskontroller, autentiserte økter, kryptering under overføring, driftsovervåking og kontroller tilpasset tjenesten.

Ingen elektronisk tjeneste kan garantere absolutt sikkerhet. Kontakt support@xakt.no hvis du tror at kontoen din eller opplysningene dine er kompromittert.

10. Dine valg

Avhengig av funksjonen og senterets konfigurasjon kan du:

• avslå eller trekke tilbake tillatelse til kamera, bilder, posisjon, varsler eller biometri i enhetsinnstillingene;
• oppdatere tilgjengelige profilopplysninger og kommunikasjonspreferanser;
• velge om du vil laste opp et profilbilde;
• stoppe valgfri markedsføringskommunikasjon ved å bruke den oppgitte innstillingen eller avmeldingsmetoden;
• logge ut og fjerne lokale appopplysninger fra enheten;
• be om retting, innsyn eller sletting som beskrevet nedenfor.

Hvis du avslår en valgfri tillatelse, påvirker det bare funksjonen som krever den. Enkelte konto-, sikkerhets-, medlemskaps- og adgangsopplysninger er nødvendige for å tilby XaktGo og kan ikke utelates mens den tilknyttede tjenesten brukes.

11. Sletting av konto

Du kan slette XaktGo-kontoen din permanent i appen ved å åpne profil-/kontoinnstillingene og velge Slett XaktGo-konto. Appen ber deg bekrefte denne irreversible handlingen før den sender en autentisert sletteforespørsel. Du kan også kontakte support@xakt.no hvis du ikke får tilgang til funksjonen i appen. Vi kan måtte bekrefte at du kontrollerer kontoen.

Når XaktGo-tjenesten bekrefter at slettingen er gjennomført, logger appen deg ut, fjerner lokalt lagrede kontoopplysninger og viser en bekreftelse på at slettingen er fullført. Slettingen fjerner XaktGo-kontoen og tilknyttede personopplysninger som Xakt ikke er rettslig forpliktet til å oppbevare, permanent. Dette omfatter appinnloggingen, den sentrale appprofilen, profilbildet, appenhets- og pushkoblinger, avtalekoblinger og andre appkontorelasjoner som omfattes av sletteprosessen. Tilgangen til appen opphører når slettingen er fullført. Hvis forespørselen ikke kan gjennomføres, melder appen fra om feilen og viser ikke kontoen som slettet.

Sletting av appkontoen avslutter ikke et treningssentermedlemskap, refunderer ikke et kjøp, opphever ikke en betalingsforpliktelse og sletter ikke automatisk kunde-, medlemskaps-, avtale-, kjøps-, faktura- eller regnskapsopplysninger som oppbevares for senteret. Kontakt det aktuelle senteret om oppsigelse og senterets opplysninger.

Hvis du registrerer deg på nytt senere, opprettes en ny XaktGo-appkonto. Etter verifisering kan rettmessige eksisterende sentermedlemskap knyttes til kontoen igjen, men opplysninger som ble slettet sammen med den tidligere appprofilen, gjenopprettes ikke.

Enkelte opplysninger kan bli værende i en begrenset periode i beskyttede sikkerhetskopier, databehandlersystemer, sikkerhetsregistreringer eller opplysninger som Xakt eller senteret må oppbevare av rettslige grunner. Vi vil forklare gjeldende grunn og oppbevaringskriterier når vi besvarer en sletteforespørsel.

12. Dine personvernrettigheter

Med forbehold om gjeldende lov kan du ha rett til å:

• motta informasjon om og få innsyn i personopplysningene dine;
• rette uriktige eller ufullstendige opplysninger;
• be om sletting eller begrensning av behandlingen;
• motta opplysninger i et portabelt format når retten gjelder;
• protestere mot behandling basert på berettigede interesser eller mot direkte markedsføring;
• trekke tilbake samtykke når behandlingen bygger på samtykke;
• klage til en personvernmyndighet.

Send henvendelser til support@xakt.no. Vi kan be om forholdsmessige opplysninger for å bekrefte identiteten og beskytte kontoen. Hvis henvendelsen gjelder opplysninger som treningssenteret ditt er behandlingsansvarlig for, vil Xakt henvise eller videresende henvendelsen etter behov.

I Norge kan du klage til Datatilsynet. Du kan også kontakte den kompetente myndigheten der du bor eller arbeider.

13. Brukere i alderen 13–17 år

Medlemmer i alderen 13–17 år som oppfyller vilkårene, kan selvstendig bruke appfunksjoner som senteret har godkjent, for eksempel innlogging, visning av medlemskap, bestilling, innsjekking og adgang til lokalene. Kontoer for mindreårige kan ikke opprette, godta eller kjøpe juridisk bindende medlemskap, avtaler om gjentakende betalinger eller andre avtaler gjennom XaktGo. Et treningssenter kan kreve at en forelder eller foresatt oppretter eller godkjenner det underliggende senterforholdet i henhold til senterets vilkår og gjeldende lov.

Appens minstealder på 13 år overstyrer ikke senterets regler for sikkerhet, adgang eller medlemskap. Sosial trening, søk etter medlemmer og meldinger mellom medlemmer er deaktivert for alle brukere i denne versjonen.

Informasjon rettet mot yngre brukere bør leses sammen med en forelder eller foresatt når det er hensiktsmessig. Brukere i alderen 13–17 år og deres foresatte kan kontakte support@xakt.no om personvernrettigheter eller aldersbegrensninger.

Hvis du tror at et barn under 13 år har opprettet eller brukt en konto eller oppgitt personopplysninger, kontakt support@xakt.no. Vi vil undersøke saken og treffe passende tiltak, inkludert å begrense kontoen og slette opplysninger der det kreves.

14. Endringer i denne erklæringen

Vi kan oppdatere denne erklæringen når XaktGos funksjonalitet, leverandører, lovkrav eller praksis for behandling av opplysninger endres. Gjeldende versjon og ikrafttredelsesdato publiseres på denne nettadressen. Vesentlige endringer formidles gjennom en passende kanal, for eksempel appen, kontoens kontaktopplysninger eller en ny informasjons- eller akseptprosess der det kreves.

Sosial trening eller andre funksjoner som vesentlig endrer deling, brukersamhandling eller datainnsamling, vil ikke bli aktivert før denne erklæringen og de aktuelle opplysningene til App Store og Google Play er oppdatert.

15. Kontakt

Spørsmål, personvernhenvendelser og forespørsler om sletting av konto kan sendes til:

Xakt AS
Organisasjonsnummer: 931 895 583
Trondheimsveien 7
7200 Kyrksæterøra, Norge
E-post: support@xakt.no
Generell e-post: post@xakt.no
Telefon: +47 72 45 39 20

Ytterligere personverninformasjon om selskapet finnes på xakt.no/personvaern.